Mieux communiquer, c’est mieux convaincre. À l’oral comme à l’écrit, la clarté et l’impact font toute la différence. Un message bien structuré, une écoute active et une articulation fluide peuvent transformer une simple interaction en opportunité.
Adapter le ton, le vocabulaire, le format, et le canal
Capitaliser sur les moments informels et rester fidèle à soi-même
« La communication efficace consiste à rencontrer les gens là où ils sont, pas là où vous voudriez qu’ils soient »
Matt Abrahams
Dans le milieu professionnel, la qualité des échanges et du relationnel fait souvent la différence entre un projet réussi et un malentendu coûteux. Que ce soit en interne, avec des partenaires ou des clients, la communication est bien plus qu’un simple échange d’informations. Elle permet notamment de :
- structurer les relations,
- influencer la perception de chacun,
- assurer la cohésion autour des objectifs.
Forts de nos expériences dans différents secteurs d’activité, nous vous partageons dans cet article quelques principes fondamentaux pour une communication fluide et efficiente, avec pour objectif premier de renforcer la collaboration et la confiance avec ses interlocuteurs.
Avant de rencontrer mon ou mes interlocuteurs, comprendre à qui je m’adresse et adopter la bonne posture
Matt Abrahams, expert en communication, spécialisé dans la prise de parole en public et la présentation, nous rappelle l’importance de bien connaître ses interlocuteurs : sa langue, son niveau hiérarchique, son ou ses expertises, ses attentes, ses frustrations, et à rapidement cerner son tempérament et sa manière de collaborer. En effet, il est nécessaire d’adapter :
- le ton employé : cordial, apaisé, amical, etc.,
- le canal et le format à utiliser : oral, email, teams, PowerPoint, vidéo, schéma, etc.,
- le vocabulaire : dans certaines directions Marketing, certains mots sont proscrits, pour d’autres entreprises et/ou directions, certains mots sont à employer et pas d’autres, de même qu’il faut parfois faire attention au franglais pour ne pas heurter certaines sensibilités.
« La communication efficace consiste à rencontrer les gens là où ils sont, pas là où vous voudriez qu’ils soient ». Matt Abrahams
Par exemple, lorsqu’il s’agit de profils issus d’un métier différent du sien, il est essentiel de vulgariser les termes en utilisant un support visuel pour embarquer l’interlocuteur et s’assurer de sa bonne compréhension des messages affichés. Lors d’un comité de direction, il est important d’être synthétique, tandis que pour une équipe technique, il convient de fournir des détails et d’utiliser un vocabulaire spécialisé.
Aussi, il est possible d’avoir différents profils autour de la table. Prendre des pauses pour résumer les points clés, et questionner les interlocuteurs permet de jauger le niveau d’attention, de compréhension, d’implication de chacun dans la discussion, et de voir si les perspectives de chacun sont alignées.
En synthèse, l’ensemble de ces prérequis permettent de favoriser une communication efficace, avec le bon niveau de compréhension, et engendre donc un gain de confiance de la part de l’audience à qui l’on s’adresse.
Prioriser la clarté dans la communication écrite et orale
« Si vous ne pouvez pas l’expliquer simplement, c’est que vous ne le comprenez pas assez bien » Albert Einstein
Dans toute situation – qu’il s’agisse d’un email, d’une réunion en présentiel avec un support de présentation PowerPoint, ou d’un échange en visioconférence – un message clair et concis est essentiel pour éviter les malentendus et obtenir un consensus. Donner trop de détails ou utiliser un jargon spécifique risquent de diluer le message à faire passer et de perdre l’audience. D’après Matt Abrahams, la simplicité et une structure claire permettent aux interlocuteurs de se concentrer sur les points structurants à retenir. Il est par exemple possible de limiter le contenu des slides aux points clés. Cela nécessite une forte capacité de synthèse et de vulgarisation. Pour cela, la structure pyramidale peut aider :
Le titre comporte le message principal de la slide, par exemple : « L’e-commerce est un pilier vital de croissance pour les acteurs de la grande distribution en France » puis un sous-titre apportant un niveau de détail supplémentaire par rapport au titre. Le sous-titre peut par exemple contextualiser le message principal : « En France, près d’un français sur deux a déjà commandé des produits alimentaires en ligne ». La troisième partie vient ensuite mettre en évidence le titre et le sous-titre avec des exemples de distributeurs en ligne pour continuer sur cette thématique, des chiffres complémentaires, ou/et des verbatims de consommateurs.
L’ajout d’images, icônes ou schémas permettent de rendre le discours et/ou le support de présentation visuellement plus attractif et intelligible. Ainsi, chaque interlocuteur a la capacité de s’approprier plus rapidement le contenu et le message principal à retenir.
Une fois que la structure est compréhensible et que les messages transmis sont clairs, voyons maintenant comment susciter et maintenir l’attention de son auditoire.
Être ancré dans l’instant présent et favoriser l’écoute active
Dans un monde saturé de distractions, il est essentiel de se concentrer sur l’instant présent pour établir une communication de qualité. Cela implique de prêter une attention soutenue, sans se laisser distraire. En étant véritablement « présent », on écoute activement ce qui est dit, sans anticiper sa réponse, ce qui permet de mieux retenir les éléments structurants à l’issue d’un échange. Matt Abrahams explique :
« Être dans l’instant vous libère des préjugés et des attentes, vous permettant de réagir de manière plus juste et plus impactante. »
Voici 5 conseils à retenir et à appliquer pour être véritablement présent et favoriser une écoute active :
- Surmonter les distractions en visioconférence
Lors d’une réunion en visioconférence, être présent peut représenter un défi, car les distractions sont omniprésentes (notifications, emails en arrière-plan, multi-tâches). Pourtant, dans ce contexte, il est essentiel de maintenir un contact visuel et d’être entièrement concentré sur les objectifs de la réunion et les résultats attendus. En activant la caméra, l’interlocuteur n’est plus simplement une voix mais aussi un visage. Cela permet non seulement d’établir une connexion plus humaine et authentique avec les participants, mais aussi de renforcer la clarté de la communication grâce aux expressions faciales et au langage corporel, ce qui est impossible avec le micro seul. Le contact visuel permet donc de stimuler les interlocuteurs et de favoriser un meilleur niveau d’implication.
2. Valoriser les interventions en réunion même si nous ne sommes pas directement concernés
Dans certaines réunions de groupe, certaines interventions diffèrent de notre propre perspective. Or il est important de valoriser les interventions de chaque participant. Par exemple, répéter ou reformuler les propos en une seule phrase d’une personne peut montrer que nous avons réellement entendu et compris ce qu’elle a dit. Cela encourage la participation active des autres.
Ce processus d’écoute attentive donne à chacun l’opportunité de se sentir écoutée, renforçant ainsi la cohésion du groupe et l’entraide.
3. Prendre le temps d’accueillir les propos, éviter les jugements précipités
Il est naturel d’avoir certaines attentes, certains préjugés, et de penser à ce que l’on va répondre. Pourtant, rester dans ses retranchements, ou anticiper les réponses, ne nous permet pas d’écouter certains éléments importants du discours de l’interlocuteur. Cela peut nous fermer à d’autres perspectives auxquelles nous n’aurions pas pensées.
Ecouter sans chercher immédiatement à répondre ou à corriger, permet de :
- mieux comprendre l’argumentaire et le point de vue de son interlocuteur,
- poser des questions plus pertinentes en retour, pour préciser un avis, confirmer la vision, clarifier une idée
- améliorer le niveau de pertinence de sa réponse, en se concentrant sur l’ensemble de l’argumentaire, et pas seulement sur les premiers éléments,
- favoriser un climat d’ouverture en incitant les autres à s’exprimer librement. Ainsi, cela crée des relations de travail plus sereines.
4. Maîtriser l’art du questionnement
La capacité à poser des questions pertinentes est un pilier de la communication.
« Les bonnes questions permettent de clarifier les attentes et de faire progresser le dialogue » Matt Abrahams
Questionner ouvertement permet de :
- clarifier les objectifs, les besoins et les attentes de vos interlocuteurs,
- stimuler la réflexion et la créativité,
- valider la compréhension de tous en vérifiant que nos messages ont bien été compris
- faciliter la prise de décisions
- rendre l’interaction plus dynamique et plus collaborative.
5. Gérer les moments de silence comme des pauses constructives
Le silence peut parfois être inconfortable ou générer des distractions, mais il est précieux pour permettre à chacun de réfléchir et de mieux formuler ses réponses. En réunion (peu importe le format), apprenons à prendre quelques secondes pour absorber l’information et répondre de manière constructive.
En synthèse, les pauses sont un excellent moyen de se reconnecter au moment présent, de vérifier sa compréhension et de clarifier, si nécessaire.
Incarner une posture authentique et transparente pour bâtir des relations durables
Dans un environnement où la performance est souvent mise en avant, l’authenticité devient une force en créant un lien de confiance.
« Nous avons trop souvent tendance à penser qu’une communication réussie est celle qui impressionne ; en réalité, elle est celle qui résonne »
observe Matt Abrahams. Pour ce faire, il est clé d’appliquer ces 2 principes directeurs :
Valoriser les moments informels
Les échanges informels (pauses café, déjeuners, avant ou après une réunion) sont souvent propices à une communication plus directe et transparente, renforçant ainsi les liens avec les équipes et les partenaires. Profiter de ces moments est essentiel pour créer des connexions plus profondes avec ses équipes, ses partenaires ou clients.
Être fidèle à soi-même
En restant fidèle à soi-même, nous inspirons la confiance, valeur essentielle pour fédérer et construire des relations solides. En effet, nous évitons ainsi des incohérences futures dans nos manières d’agir ou nos propos.
Conclusion
En cultivant la présence, la clarté, l’adaptation, l’authenticité et l’art de poser les bonnes questions, nous renforçons notre impact dans chaque contexte. La mise en application de ces principes peut s’avérer être un atout stratégique pour favoriser des collaborations fructueuses :
« Communiquer, c’est bien plus que transmettre ; c’est s’engager. »
Cependant, il arrive aussi que notre interlocuteur bloque la conversation. Cela amène à une problématique qui est la résolution du conflit…
Pour avoir plus de tips en communication, découvrez la série de podcasts de Matt Abrahams